Как производится разработка документации СМК

Что это?

Разработка документации – это документальное построение будущей СМК на основании ранее проведенного аудита, необходимое для ее дальнейшей правильной и бесперебойной работы в соответствии с установленными стандартами и регламентами на конкретном предприятии.

Документы, являющиеся его результатом, могут быть 2 типов:

• Предписывающими – устанавливают, как должны выполняться действия.
• Подтверждающими – свидетельствующими о степени завершенности отдельных процессов.

К слову, именно понятие «процесс», то есть перечень действий, имеющий конечный результат и задействующий конкретное подразделение, лежит в основе работы, причем не только по документированию, но и по внедрению разрабатываемой СМК.

Для чего разрабатывается документация

Разработанный пакет документов позволяет:

• произвести основное описание системы менеджмента качества,
• четко установить порядок работ и действий,
• предоставить информационную поддержку всем подразделениям,
• осуществить взаимодействие между руководством и персоналом,
• упростить обучение нанимаемого персонала и переподготовку действующих сотрудников,
• обеспечить системный подход к работе,
• обеспечитьн основу для дальнейшего развития и повышения производительности организации,
• повысить лояльность действующих и потенциальных клиентов за счет документального подтверждения наличия на предприятии СМК, соответствующей действующим стандартам,
• обеспечить периодический аудит.

Как производится разработка документации СМК

Процедура разработки достаточно сложна и требует большого количества времени, поскольку обладает цикличностью: документально составленные предписания проверяются на практике и оптимизируются для максимального повышения результативности каждого процесса и его одновременного соответствия стандартам менеджмента качества. При этом после каждой оптимизации также производятся практические испытания. То есть, фактически этап составления документации идет параллельно со следующим этапом – непосредственным внедрением системы менеджмента качества.

Для большего удобства мы рассмотрим типовую процедуру документирования в рамках одной итерации. Она начинается со сбора базовых данных о техпроцессе компании – от наиболее общих с постепенным последующим уточнением и детализацией.

Основа работы – предоставление специалистам руководством компании перечня процессов, описания каждого процесса (задействованные подразделения, требуемые показатели производительности) и требуемых результатов.

Дальнейшее изучение производится на более низком уровне – уровне владельцев процессов. Их основная задача – выделить входы и выходы каждого процесса, внутреннюю логику, основные показатели (время, производительность, затраты) и взаимосвязи между процессами. Именно четкое определение входов и выходов и возможности взаимодействия посредством их с другими процессами и позволяет в итоге получить полноценную работающую систему, а не набор отдельных, несвязанных и потому плохо поддающихся контролю действий.

Следующий, еще более низкий – уровень руководителей подразделений. Здесь производится получение наиболее детального описания перечня действий, состава ресурсов и измеримых показателей.

И последний, дополнительный – уровень исполнителей, то есть, сотрудников, которые предоставляют информацию об основном алгоритме действий на рабочем месте. Составление документации на нем, в основном, выполняется лишь для наиболее сложных и ответственных техпроцессов.

Следующий этап – непосредственное документирование, которое сводится к 4 шагам:

1. Составление оптимальной цепочки процессов и способов их взаимодействия.
2. Выявление критериев и способов управления ими.
3. Определение используемых данных и ресурсов.
4. Установка способов контроля, в том числе, методов измерения основных показателей и анализа результатов.

Далее разрабатываются базовые процедуры системы качества:

• Управления всей документацией, относящейся к СМК.
• Управления записями, появляющимися на определенных этапах каждого процесса.
• Внутренних аудитов.
• Управления продукцией ненадлежащего качества.
• Корректирующих и предупреждающих действий.

Разработка документации, как правило, завершается составлением руководства по качеству – отдельного документа, описывающего созданную СМК и содержащего или ссылающегося на задокументированные процедуры.

После завершения разработки документации, а зачастую параллельно с ней, осуществляется постепенное внедрение отдельных этапов и, как результат, всей Системы в целом.

Если вам требуется ответственный исполнитель для разработки или полноценного внедрения СМК на вашем предприятии, компания Aval License всегда готова сделать это качественно и в срок.