Как проводится аудит СМК на предприятии

Что такое?

Аудит СМК (он же аудит качества) – это процедура периодической систематической проверки соответствия техпроцессов, действующих на предприятии, установленным стандартам, как внешним (к примеру, международному ИСО 9001), так и внутренним.

Проверка обязательно должна быть независимой и документируемой. При этом документация ведется не только по каждому этапу, документально должны быть представлены также:

• порядок осуществления,
• требования к процедуре,
• результаты.

Независимость достигается различными способами, в зависимости от того, как проводится аудит СМК на предприятии, а точнее, кем он осуществляется. Он может быть:

• Внутренним. Его осуществляют сотрудники компании. Для достижения независимости подбирается группа сотрудников, не имеющих отношения к работе проверяемого подразделения и ее результатам.
• Внешним. Осуществляется с привлечением независимой аудиторской организации, не имеющей отношения к самой проверяемой компании и ее деятельности.

Существует также так называемый аудит второй стороны. Во время него поставщики или субподрядчики проверяются основной организацией или от ее имени.

Цели

Основная цель аудита СМК, как было сказано в определении – установить, насколько соответствуют или не соответствуют фактические технологические процессы, выпускаемые продукты или оказываемые компанией услуги установленным требованиям. Основными требованиями в данном случае выступает регламент стандарта ISO 9001:2015, однако в отдельных случаях также может проверяться соответствие государственным регламентам и внутренним стандартам.

Основная цель достигается через постепенное достижение промежуточных целей, в частности, определения:

• Существует ли система качества в компании вообще, или включенные в нее процессы выполняются независимо, по отдельности или даже не выполняются вовсе.
• Работоспособности внедренной системы, то есть, действительно ли она помогает достичь более высоких результатов.
• Уровня соответствия реальной работы правилам, указанным в документации уже внедренной системы.
• Соответствия уровня качества результатов требованиям, указанным в договорах или ТЗ.
• Влияния изменений внутри компании на СМК.

Выявленные расхождения используются в качестве основы для дальнейшей деятельности, в частности, для разработки и внедрения новой СМК и повышения эффективности работы предприятия.

Как проводится аудит СМК на предприятии

Проверка, как правило, состоит из 3 основных этапов.

Предварительная проверка документации

Аудитор запрашивает полный комплект основной действующей документации, которую он проверяет в полном объеме. Если ранее проводились другие проверки, вместе с документацией могут быть запрошены их результаты, где особое внимание уделяется ранее выявленным расхождениям и принятым мерам по их исправлению.

При необходимости на этом этапе (особенно если проверка осуществляется второй или третьей стороной) аудитор подписывает соглашение о неразглашении.

Проверка на месте

Непосредственное посещение предприятия аудитором или комиссией, знакомство с основными этапами работы и конкретными техническими процессами и достижение промежуточных и основной цели.

Процедура также делится на дополнительные этапы:

• Ознакомительную беседу, в ходе которой до сотрудников отдела поясняется цель производимой проверки, а также собираются необходимые документы для последующего изучения.
• Аудиторские беседы с конкретными сотрудниками на рабочих местах, в ходе которых выявляется соответствие/несоответствие их действий предписаниям, указанным в документах. Беседы проводятся по подготовленному перечню контрольных вопросов.
• Выборочные проверки, суть которых в проработке и проверке данных аудиторских бесед и предварительно изученных документов.
• Итоговая беседа, на которой подводятся промежуточные итоги и обосновываются оценки несоответствий. При обосновании используются факты (включая фото- и видеоматериалы), подтверждающие расхождения в задокументированных требованиях и стандартах с реальным рабочим процессом.

Составление отчета

Проведение аудита СМК на предприятии завершается составлением аудитором итогового отчета, в котором выделяются:

• список обнаруженных несоответствий,
• действия по их ликвидации,
• лица, ответственные за устранение,
• сроки устранения.

Итоговый отчет направляется в организацию. После ознакомления с ним в компании проводятся работы по устранению недочетов, по завершении которых руководитель компании информирует аудитора о возможности проведения заключительной контрольной инспекции. В ее результате аудитор проверяет результаты и в случае реального устранения несоответствий делает отметки в итоговом отчете.